Làm việc tại nhà và xu hướng

Khái niệm và hình thức work from home (WFH) – làm việc từ xa hay làm việc tại nhà trong mùa dịch không còn xa lạ. Trước đại dịch, cụm từ work from home chỉ được xem như là một công việc không chính thức, làm việc bán thời gian khi công ty cần outsource một vị trí ngắn hạn. Tuy nhiên đây đã trở thành cách thức làm việc chính khi đại dịch covid bùng phát buộc các công ty nhà máy phải có chính sách giãn cách. Nhận thức của nhân viên và cả nhà quản lý cũng vì thế phải thay đổi.

Trước đại dịch Covid19

Hiệu suất làm việc trước covid19

Bức tranh lao động trước đại dịch luôn là những văn phòng được lấp đầy người từ thứ 2 đến thứ 6. Nếu có lỡ làm không xong việc hay trong giai đoạn cuối của dự án thì nhân viên cũng hăng say tăng ca ở văn phòng mà không mảy may muốn mang việc về nhà. Những nhà quản lý cũng không tỏ ra tin tưởng vào viễn cảnh làm việc năng xuất của nhân viên khi làm việc tại nhà. Họ cho rằng không có sự giám sát trực tiếp của cấp quản lý, nhân viên sẽ dễ dàng chểnh mảng, trì hoãn công việc. 

Nhiều nghiên cứu trước đại dịch đã cho thấy:

•  Chỉ có khoảng 24% nhân viên báo cáo rằng làm việc tại nhà còn 82% khác chọn hình thức nine to five (giờ hành chính) tại công ty để hoàn thành khối lượng công việc (theo Cục thống kê lao động năm 2019).
• Phần lớn các công việc đều yêu cầu nhân sự có mặt tại công ty đúng giờ tại công ty từ thứ 2 đến thứ 6, chỉ riêng có các công việc liên quan đến sáng tạo hoặc chuyên gia mới áp dụng hình thức làm việc từ xa. 
• Thời gian làm việc tại nhà tỉ lệ nghịch với giá trị lao động mà nhân viên tạo ra. Cùng vì thế mà những nhân viên làm việc với hình thức work from home tạo ra ít hơn 70% giá trị so với đồng nghiệp của họ khi làm việc tại văn phòng (Một báo đăng trên thư viện trực tuyến Wiley)

Hiệu suất làm việc sau Covid19

Trong Covid19

Covid19 đến bất ngờ khiến các công ty lao đao trong công tác vận hành hoạt động, sản xuất. Từ quản lý tới nhân viên đều buộc mình phải thích nghi và tiếp cận với công nghệ mới, phần mềm hỗ trợ làm việc trực tuyến. Giờ đây, work from home không còn là một lựa chọn mà là sự bắt buộc chuyển mình trong cách vận hành để sống sót. Đây vừa là cơ hội cũng vừa là phép thử cho các nhà quản lý kiểm tra mức độ năng suất và chất lượng kết quả của một quy trình mà trước đây họ cho là mạo hiểm.  

Thực tế kết quả khả quan làm việc trong thời Covid 19 cho thấy:

• Có khoảng 30% nhân viên làm việc từ xa hoàn thành công việc trong khoảng thời gian ngắn hơn và 24% làm xong nhiều việc hơn trong cùng khoảng thời gian (theo Connectsolutions)
• Mỗi nhân viên dành thêm 10p mỗi ngày để làm việc tại nhà và dành hơn 1,4 ngày làm việc cho mỗi tháng (báo cáo vào tháng 3 năm 2020 của Airtasker). 
• Một mức tăng năng suất 13% trong kết quả làm việc của nhân viên và đồng thời chiều tỷ lệ thuận với mức độ hài lòng trong lao động (theo Stanford)

Sau Covid19 và xu hướng làm việc tại nhà tương lai

Như vậy trước Covid19, work from home chỉ là một lựa chọn với nhiều hoài nghi về chất lượng và kết quả mang lại. Nhưng sau những giai đoạn đầu của dịch, work from home là con đường cứu nguy duy nhất với những minh chứng về hiệu quả vượt trội và khả năng thay thế cách làm việc truyền thống. 

Vậy số phận của hình thức làm việc tại nhà sẽ ra sao sau Covid19?

Một trong những yếu tố mà các nhà quản lý đã phớt lờ được cho là nguyên nhân lý giải cho kết quả khả quan này là các công cụ hỗ trợ giao tiếp, phân chia nhiệm vụ và quản lý kế hoạch. Người ta vốn chỉ quen với các phần mềm trực tuyến giúp trò chuyện như Messenger của Facebook hay bàn giao nhiệm vụ cơ bản trên Zalo mà tuyệt nhiên quên đi chức năng kết nối của những công cụ tương tự như Viber, Telegram, Skype, Google Hangout trong công việc. Tuy nhiên, các công cụ này đang cho thấy nhưng bất cập khi tổ chức thông tin không được đồng nhất. Khi có nhu cầu tìm kiếm trả qua kết quả tìm kiếm, người quản lý phải tập hợp thông tin từ nhiều group, hội nhóm cho một đầu việc. 

Trong tương lai, với những tính năng từ các phần mềm giao tiếp, work from home vẫn là một trong xu hướng tiết kiệm, hiệu quả kể cả khi không còn dịch bệnh. Ngoài việc đảm bảo chất lượng khối công việc thì tổ chức làm việc từ xa còn cắt giảm được rất nhiều chi phí vận hành. Đặc biệt đây sẽ là phương tiện hữu ích khi công ty có nhu cầu mở rộng nhân sự, chuyên môn hóa và quy mô ra nước ngoài với một chi phí tiết kiệm. Nhờ vào những kinh nghiệm từ mùa dịch mà công ty có thể tự tin thuê ngoài freelancer hay các đội triển khai nước ngoài giúp phát triển sản phẩm, thị trường.  

Trước một nhu cầu work from home tăng lên thì nhà quản lý cũng cần một giải pháp quản lý work from home hiệu quả.

Tìm hiểu thêm: Top 5 điều doanh nghiệp nên làm tại mùa dịch COVID-19

Các cách thức đánh giá, giám sát trong thời buổi work from home. 

Dù một thực tế khả quan về mức độ chăm chỉ và năng suất của nhân viên đã được chứng minh trong những ngày đại dịch, nhưng như một bóng đen vô hình nhà quản lý vẫn luôn phải có các biện pháp đánh giá giám sát tiến độ làm việc, độ chuyên cần và tính kỷ luật của nhân viên. Nhu cầu kiểm tra, giám sát này cũng là dễ hiểu khi đây là cơ sở để tránh vơ đũa cả nắm, đánh giá hời hợt gây bất công. Vậy có những phương pháp đánh giá nào để nắm bắt được tình hình tiến độ công việc của nhân sự hiệu quả sát sao?

• Cách thức quản lý bằng lòng tin

Đây là phương pháp rủi ro nhất mà không nhà quản lý nào thích áp dụng. Lòng tin được thành lập dựa trên những cam kết không giấy tờ của nhân viên khi làm việc không đặt dưới sự quan sát trực tiếp. Nhân viên online điểm danh chấm công vào 8h sáng và 5h chiều đồng thời báo cáo kết quả và khối lượng tồn đọng vào cuối ngày làm việc. Nhưng nhà quản lý không có cách nào chứng thực quá trình làm việc nghiêm túc của nhân viên sau khi họ báo chấm công lúc 8h sáng. Như vậy bằng một cách rất cảm tính, nhà quản lý chọn tin vào những lời cam kết của nhân viên và hy vọng rằng họ sẽ hoàn thành đúng deadline …hoặc là không. 

• Cách thức theo dõi.

Làm việc dưới sự quan sát ảo gián tiếp này, nhân viên sẽ không còn cảm thấy cô đơn nữa. Vì từng cử chỉ nét mặt, từng vị trí con trỏ chuột sẽ được quan sát tận tình bởi những nhà quản lý. Với phương pháp này, nhân viên được yêu cầu bật camera ghi lại quá trình làm việc tại nhà, hoặc sử dụng Teamviewer để quản lý quan sát nội dung trên máy. Rõ ràng rằng cách quản lý này tiêu tốn quá nhiều chi phí đồng thời biến nhà quản lý từ công việc hoạch định và phát triển cho cả phòng trở thành bác giám thị coi thi. Nghiêm trọng hơn cả bản thân người nhân viên cảm thấy bị theo dõi, soi xét mà lòng tin giữa hai bên cũng bị sứt mẻ. 

Quản lý bằng phần mềm quản lý giao việc và cộng tác

• Quản lý bằng phần mềm quản lý giao việc và cộng tác.

Đặc biệt hơn những phần mềm giao tiếp thông thường như Viber, Skype, Zalo chỉ hỗ trợ nhắn tin và hội họp, phần mềm quản lý cộng tác sẽ là nền tảng để quản lý phân bổ đầu việc đến nhân viên, đồng thời ở chiều ngược lại, nhân viên sẽ báo cáo kết quả hàng ngày.  Tùy vào hình thức đánh giá năng suất mà doanh nghiệp chọn theo OKR, KPI, Task hay Project Management ( quản lý dự án) mà giao nhiệm vụ và chỉ tiêu trực tiếp giao tới tận tay thông qua phần mềm.

Nhân sự sẽ cập nhật công việc và thảo luận trực tiếp dưới mỗi phần việc liên quan. Thông tin cập nhật về dự án và tiến độ được phân chia rõ ràng, tránh cảnh chồng chéo, loãng thông tin.  Đây là cách để hạn chế cảnh cùng một nhóm mà bàn quá nhiều việc hoặc quá nhiều nhóm dành cho một phần việc. Nhà quản lý cũng vì thế mà nắm rõ từng khó khăn, khúc mắc và sự đóng góp của mỗi nhân viên trong quá trình thảo luận. 

Chắc chắn đây sẽ là những đặc điểm của một phần mềm giao tiếp, cộng tác tương lai giúp cho tăng tính hiệu quả khi làm việc từ xa.